Cele 7 tipuri de comunicare importante în organizație: află ce rol are fiecare

Dacă ar fi să dăm o definiție pentru comunicare, este important de menționat că aceasta are la bază patru componente fundamentale - emițătorul, canalul, informația și receptorul, după cum clarifică lucrarea Tehnici de comunicare a Evelinei Graur.[1] În actul comunicării, informația este transmisă de la emițător la receptor, dar și în sens invers, luând naștere procesul de feedback.

Comunicarea eficientă în mediul organizațional reprezintă un criteriu esențial pentru a menține relații de muncă sănătoase și performanțe ridicate la nivel de echipă. Diferitele tipuri și metode de comunicare intervin asupra climatului organizațional și pot influența simțitor procesele de lucru din cadrul unei companii.

Află din acest articol ce înseamnă comunicarea, care sunt cele 7 tipuri de comunicare utile în mediul organizaționale, ce importanță au acestea și cum le poți valorifica, pentru a facilita comunicarea cu ceilalți angajați ai companiei.

• Totul despre comunicarea în mediul organizațional - cele mai importante tipuri de comunicare
• Moduri de comunicare - Comunicarea interpersonală și comunicarea de grup
• Forme de comunicare - Comunicarea verbală, nonverbală și paraverbală
• Tehnici de comunicare - Comunicarea orală și comunicarea scrisă

Totul despre comunicarea în mediul organizațional - cele mai importante tipuri de comunicare

O comunicare funcțională facilitează transferul clar de informații, reducând confuziile și erorile și asigurând alinierea la obiectivele organizaționale comune. În plus, o bună comunicare susține un mediu de lucru pozitiv, încurajează proactivitatea și acordarea de feedback bidirecțional, facilitând inovarea și îmbunătățirea performanței.

Comunicarea organizațională trebuie să permită coordonarea la nivel de companie, unde eforturile tuturor angajaților ar trebui să fie îndreptate înspre un obiectiv comun. Comunicarea internă, desfășurată în interiorul organizaţiei, atât pe verticală, cât şi pe orizontală, poate fi formală sau informală. Totuși, indiferent de forma acesteia, comunicarea are rolul de a armoniza relațiile de muncă și de a duce compania înspre performanță.[2]

Iată căror tipuri de comunicare ar trebui să le acorzi atenție, dacă îți dorești să îmbunătățești relațiile de muncă în interiorul companiei tale:

• Comunicarea interpersonală și comunicarea de grup (niveluri de comunicare, în funcție de numărul de participanți);
• Comunicarea verbală, nonverbală și paraverbală;
• Comunicarea orală și comunicarea scrisă.

👉 O comunicare bună la nivelul echipei poate influența climatul organizațional. Află totul ghidul Mic manual de leadership, dar și care este rolul liderului în menținerea unei culturi organizaționale sănătoase.

Moduri de comunicare - Comunicarea interpersonală și comunicarea de grup

Conform clasificării oferite de Evelina Graur în lucrarea Tehnici de comunicare[3], comunicarea se poate realiza pe mai multe niveluri distincte. Comunicarea intrapersonală - referitoare la comunicarea către sine, comunicarea interpersonală - sau comunicarea între persoane, comunicarea de grup - desfășurată în comunitate (în interiorul echipelor, de pildă), comunicarea publică și comunicarea de masă (comunicarea media) sunt cele 5 niveluri ale comunicării.

Dintre acestea, importante de luat în considerare pentru mediul organizațional sunt comunicarea interpersonală și comunicarea de grup, care se deosebesc, în primă instanță, prin numărul de participanți.

1. Comunicarea interpersonală - ce este, ce importanță are și cum o poți valorifica

Comunicarea interpersonală este comunicarea între două sau mai multe persoane, având ca scop transmiterea unor informații, cunoașterea partenerilor de discuție, crearea și întreținerea legăturilor umane, după cum se menționează în lucrarea mai sus citată.[4] Acest tip de comunicare poate fi directă, față în față, sau mediată prin diferite mijloace, precum telefon sau e-mail.

Comunicarea interpersonală este esențială pentru a construi și a menține relații sănătoase și productive în mediul profesional. Aceasta poate facilita colaborarea între colegi și poate contribui la construirea unui mediu de lucru pozitiv.

Pentru a valorifica comunicarea interpersonală, este esențial să asculți activ, să încurajezi dialogul și să creezi un spațiu sigur pentru discuții autentice.

2. Comunicarea de grup - ce este, ce importanță are și cum o poți valorifica

Același autor ne oferă o definiție și pentru comunicarea de grup, care are un rol esențial în cadrul echipelor, asigurând schimburi de idei, împărtășirea de experiențe sau identificarea unor soluții la eventuale probleme.[5] Importanța comunicării de grup este strâns legată de o colaborare eficientă în cadrul echipei, prin identificarea unui scop comun, distribuirea eficientă a responsabilităților sau soluționarea conflictelor într-o manieră constructivă.

Prima etapă în valorificarea comunicării de grup este crearea unui mediu în care toți participanții se simt confortabil să își exprime ideile. Totodată, încurajarea feedback-ului constructiv în cadrul discuțiilor de grup stă la baza unei comunicări deschise și sănătoase.

👉 Dacă vrei să-ți recompensezi angajații, alege un plan de beneficii personalizat din platforma Edenred Benefit - ecosistemul beneficiilor extrasalariale care susține starea de bine a angajaților.

Forme de comunicare - Comunicarea verbală nonverbală și paraverbală

Atât limbajul verbal, cât și gesturile, mimica sau tonalitatea vocii construiesc un mesaj și au capacitatea de a transmite informații. Fiecare dintre aceste tipuri de comunicare contribuie la transmiterea și înțelegerea completă a mesajului, după cum clarifică Adrian Lesenciuc în lucrarea Teorii ale comunicării.

3. Comunicarea verbală - ce este, ce importanță are și cum o poți valorifica

Comunicarea verbală este procesul de transmitere a mesajelor și informațiilor prin intermediul cuvintelor, în formă orală sau scrisă.[6] Comunicarea verbală este esențială pentru funcționarea eficientă a organizațiilor și pentru menținerea unor relații interpersonale sănătoase, pentru coordonarea echipelor, luarea deciziilor sau încurajarea colaborării.

Limbajul verbal care stă la baza acestui tip de comunicare trebuie întotdeauna adaptat interlocutorului. Totodată, pentru a maximiza potențialul limbajului și a comunicării verbale, este important să transmiți mesaje clare, practicând, în același timp, ascultarea activă.

4. Comunicarea nonverbală - ce este, ce importanță are și cum o poți valorifica

Pe lângă cuvintele pe care le rostesc, interlocutorii comunică prin intermediul gesturilor, expresiilor faciale, a posturii, a contactului vizual și a limbajului corporal. Toate aceste elemente alcătuiesc comunicarea nonverbală, care are rolul de a completa mesajul verbal transmis.[7]

Dintre tipurile de comunicare, cea nonverbală are capacitatea de a oferi indicii importante despre starea de spirit sau intențiile interlocutorului, importanța ei în actul comunicării fiind una majoră. Acest tip de limbaj poate confirma sau infirma aspectele transmise prin limbajul verbal.

Pentru a transmite un mesaj complet și complex în mediul profesional, este esențial să acorzi atenție comunicării nonverbale. În comunicarea cu angajații sau colegii, menține în permanență contactul vizual, o postură deschisă și relaxată, evitând expresiile faciale excesive sau contrare cu ceea ce exprimi prin intermediul cuvintelor. În plus, comunicarea nonverbală este importantă și pentru a înțelege mai bine reacțiile interlocutorului și felul în care acesta a recepționat mesajul transmis.

5. Comunicarea paraverbală - ce este, ce importanță are și cum o poți valorifica

Comunicarea paraverbală se referă la tonul vocii, volumul, ritmul, intonația sau pauzele în vorbire. Aceste elemente pot influența percepția și interpretarea mesajului transmis, oferind claritate și autenticitate.[8]

Tonul vocii sau ritmul vorbirii sunt exemple de comunicare paraverbală care pot trăda siguranța, dacă sunt utilizate într-o manieră calmă și liniștită sau urgența ori tensiunea, în cazul în care interlocutorul folosește un ton ridicat și un ritm alert.

Pentru a valorifica potențialul comunicării paraverbale, este important ca toate elementele acesteia să fie adaptate în funcție de context și de mesaj. Utilizează pauzele în vorbire, pentru a sublinia un mesaj, un ton energic, pentru a motiva sau o intonație joasă, pentru a liniști.

Important de reținut în ceea ce privește comunicarea nonverbală și paraverbală este faptul că acestea au capacitatea de a adăuga profunzime mesajului și de a ajuta la transmiterea mai precisă a intențiilor.

👉 Rămâi la curent cu noile trenduri și află cum poți crește satisfacția angajaților, descărcând studiul gratuit Edenred Benefit.

Tehnici de comunicare - comunicarea orală și comunicarea scrisă

Printre modalități de comunicare esențiale de aprofundat în cadrul organizației se numără comunicarea orală și comunicarea scrisă. Diferitele situații de comunicare, cu exemple din interiorul unei companii, necesită o abordare diferită, comunicarea orală și cea scrisă având fiecare o importanță deosebită în funcție de context.

6. Comunicarea orală - ce este, ce importanță are și cum o poți valorifica

Comunicarea orală se referă la transmiterea unor mesaje sau idei prin intermediul cuvintelor, înglobând limbajul verbal, nonverbal și paraverbal.[9] În organizații, comunicarea orală este utilizată în cadrul conversațiilor față în față, a prezentărilor, întâlnirilor sau ședințelor de echipă, apelurilor telefonice și discuțiilor de grup.

Comunicarea orală permite o transmitere rapidă a informațiilor și clarificarea imediată a problemelor, dar și un feedback imediat. În plus, ea construiește relații interumane mult mai puternice și facilitează o conectare emoțională mult mai rapidă.

Pentru a folosi comunicarea orală la adevărata ei capacitate, este esențial ca prioritate să devină discuțiile față în față și interacțiunea directă cu interlocutorii. Astfel, alege, de pildă, să organizezi ședințe individuale sau de echipă în care să facilitezi dialogul și optează pentru a transmite mesajele oral ori de câte ori ai ocazia. În acest fel, informația va ajunge la interlocutor mult mai repede, iar conexiunea emoțională va fi mult mai puternică.

7. Comunicarea scrisă - ce este, ce importanță are și cum o poți valorifica

Comunicarea scrisă se referă la transmiterea mesajelor prin intermediul textului scris. În general, uzuale pentru mediul organizațional sunt canalele de comunicare precum e-mail, rapoarte sau mesaje pe platforme de colaborare.

Comunicarea scrisă are avantajul de a fi permanentă, permițând interlocutorilor verificarea ulterioară a informațiilor și oferind un cadru structurat pentru expunerea ideilor. Utilizează comunicarea scrisă atunci când intenționezi să transmiți mesaje lungi, cu multe informații importante pe care angajații ar trebui să le cunoască și să le aprofundeze.

Totodată, comunicarea scrisă merită valorificată pentru a concluziona sau reitera concluziile unei discuții sau întâlniri, pentru a oferi feedback sau pentru a alcătui rapoarte de activitate.

O comunicare deficitară va afecta climatul organizațional și percepția angajaților față de locul de muncă. Prin urmare, indiferent de tipul de comunicare folosit, este important ca echipa să se bucure de o comunicare transparentă și să beneficieze de un dialog constant. Fie că alegi să te adresezi unor persoane în particular sau unor grupuri, comunicând oral sau în scris, este esențial de reținut că comunicarea verbală, nonverbală și paraverbală trebuie să alcătuiască un întreg coerent, astfel încât mesajul transmis să fie clar și eficient.

Surse foto: Shutterstock, Shutterstock.

Bibliografie:

• Graur, Evelina, Tehnici de comunicare, Editura Mediamira, Cluj-Napoca, 2001;
• Ardusătan, Adrian, Bărăian, Marius, Arghir, George, Comunicarea internă în organizaţii. O abordare din perspectiva relațiilor publice, A XIII-a Conferință Națională multidisciplinară - cu participare internațională, ”Profesorul Dorin Pavel - fondatorul hidroenergeticii românești”, Sebeș, 2013;
• Lesenciuc, Adrian, Teorii ale comunicării, Editura Academiei Forţelor Aeriene „Henri Coandă”, Braşov, 2017.

[1] Graur, Evelina, Tehnici de comunicare, Editura Mediamira, Cluj-Napoca, 2001, p. 5

[2] Ardusătan, Adrian, Bărăian, Marius, Arghir, George, Comunicarea internă în organizaţii. O abordare din perspectiva relațiilor publice, A XIII-a Conferință Națională multidisciplinară - cu participare internațională, ”Profesorul Dorin Pavel - fondatorul hidroenergeticii românești”, Sebeș, 2013.

[3] Graur, Evelina, Tehnici de comunicare, Editura Mediamira, Cluj-Napoca, 2001, p. 8.

[4] Graur, Evelina, Tehnici de comunicare, Editura Mediamira, Cluj-Napoca, 2001, p. 8

[5] Graur, Evelina, Tehnici de comunicare, Editura Mediamira, Cluj-Napoca, 2001, p. 8

[6] Lesenciuc, Adrian, Teorii ale comunicării, Editura Academiei Forţelor Aeriene „Henri Coandă”, Braşov, 2017, p. 31-35.

[7] Lesenciuc, Adrian, Teorii ale comunicării, Editura Academiei Forţelor Aeriene „Henri Coandă”, Braşov, 2017, p. 35-38

[8] Lesenciuc, Adrian, Teorii ale comunicării, Editura Academiei Forţelor Aeriene „Henri Coandă”, Braşov, 2017, p. 39-40

[9] Graur, Evelina, Tehnici de comunicare, Editura Mediamira, Cluj-Napoca, 2001, p. 39