Organigrama unei firme: ce este, exemple și modele

O afacere în plină dezvoltare necesită o bună organizare a resurselor umane, materiale și financiare. Astfel, definirea unei structuri organizaționale clare în ceea ce privește resursa umană reprezintă un pas cheie în determinarea succesului. 

Află în continuare ce este organigrama unei firme, de ce este importantă implementarea acesteia în cadrul unei companii și cum se alcătuiește organigrama în funcție de posturile disponibile din firmă.

• Ce este organigrama unei firme
• De ce este importantă implementarea organigramei într-o companie
• Cum se alcătuiește organigrama: exemple
• Model de organigramă

Ce este organigrama unei firme

Organigrama unei firme este o reprezentare grafică a structurii organizaționale, alcătuită cu rolul de a ilustra relațiile și ierarhia dintre diferite posturi și departamente ale companiei. Aceasta definește modalitatea în care sunt distribuite responsabilitățile, dar și felul în care se realizează raportarea în interiorul unei firme.

În funcție de dimensiunea unei firme și de modalitatea sa de organizare, există multiple modalități de a construi organigrama societății. Dintre acestea, cele mai comune sunt:

• Organigrama verticală - prezintă relațiile de subordonare pe o structură piramidală. Astfel, în vârful piramidei se află persoana care deține cel mai înalt grad de autoritate – de cele mai multe ori, managerul general, urmând managerii de departamente și angajații. În cazul organigramei verticale, fiecărui nivel îi corespunde un grad diferit de autoritate și responsabilitate, iar managerii de la un anumit nivel superior au autoritate asupra celor de la nivelurile inferioare.

• Organigrama orizontală - potrivită firmelor cu mai puține niveluri ierarhice, organigrama orizontală descrie funcțiile din cadrul unei companii pe o structură plată, unde pozițiile de execuție sunt subordonate, de cele mai multe ori, unui singur nivel de management. Aceasta este potrivită companiilor mici, cu un număr scăzut de angajați, care pot funcționa independent și a căror comunicare se desfășoară fără mijlocirea unor bariere ierarhice.

• Organigrama matrice - este utilizată, de obicei, în cadrul companiilor cu o activitate complexă și care desfășoară proiecte bazate pe colaborarea interdepartamentală. Organigrama matrice este o combinație între organigrama verticală și cea orizontală, în care accentul cade pe relaționarea dintre angajați mai mult decât pe ierarhie.

👉 Dacă ai o idee de business sau îți dorești să extinzi afacerea deja creată, începe prin a contura un Plan de afaceri: cum se face, ce trebuie să conțină. Pe lângă faptul că te va ajuta să-ți atingi obiectivele, acesta va fi util pentru a pune totul în perspectivă și pentru a te asigura că vei avea o afacere sănătoasă.

De ce este importantă implementarea organigramei într-o companie

Organigrama ilustrează forma de organizare a unei firme, fiind esențială pentru a menține claritate în ceea ce privește rolurile, responsabilitățile și ierarhia din cadrul unei companii. Important de reținut este că organigrama poate suferi ajustări pe măsură ce afacerea crește sau structura organizatorică a unei firme se schimbă.

Indiferent dacă este vorba despre organigrama unui magazin sau organigrama unei firme de construcții, aceasta ar trebui să ofere o imagine clară a structurii organizatorice și a relațiilor de subordonare, facilitând funcționarea tuturor proceselor din interiorul unei companii.

Care sunt beneficiile generării unei organigrame – cu cu ne ajută aceasta

Printre beneficiile generării unei organigrame se numără:

• Claritate asupra structurii organizaționale prin definirea relațiilor de subordonare, a rolurilor și responsabilităților fiecărei echipe. Cu ajutorul unei organigrame, fiecare angajat știe care sunt responsabilitățile sale și ale celorlalți, dar și cui trebuie să raporteze. În plus, pe lângă ilustrarea piramidei manageriale, organigrama clarifică modul în care departamentele firmei relaționează.
• Îmbunătățirea comunicării și a proceselor de lucru - cu ajutorul unei organigrame detaliate, fluxul informațiilor este clar definit, iar angajații nu trebuie să petreacă timp pentru a afla cui trebuie să raporteze sau care sunt persoanele cu care ar trebui să colaboreze pe anumite sarcini specifice.
• Planificarea resurselor umane - organigrama oferă o imagine de ansamblu asupra rolurilor și responsabilităților din companie, ajutând managerii să identifice rapid nevoile de personal, să planifice activități de evaluare a performanțelor și dezvoltare a resursei umane.
• Facilitarea inserției noilor angajați - o organigramă cu resursele umane din companie oferă noilor angajați o imagine de ansamblu asupra rolurilor, relațiilor de subordonare și a legăturilor dintre departamente. În acest fel, noul angajat va ști cui se subordonează, cine sunt cei cu care colaborează și care sunt persoanele cu care va intra în contact.
• Creșterea productivității - organigrama este importantă atât pentru conducere, cât și pentru angajați, având capacitatea de a crește productivitatea generală a companiei. Pe de o parte, angajații au la îndemână informații utile care le clarifică rolul și nu trebuie să apeleze la ajutor de fiecare dată când doresc să intre în contact cu o persoană din departamentul IT sau resurse umane. Pe de altă parte, cunoscând exact împărțirea responsabilităților și a autorității, managementul poate delega sarcini, stabili obiective sau coordona activitatea cu o mult mai mare ușurință.

👉 Succesul organizațional depinde într-o mare măsură de buna gestionare a resursei umane. Află totul despre managementul resurselor umane, inclusiv rolul departamentului de HR, funcțiile acestuia și responsabilitățile unui manager de resurse umane!

Cum se alcătuiește organigrama: exemple

Alcătuirea unei organigrame include o serie de pași meniți să clarifice structura și relațiile de raportare din cadrul firmei. Astfel, pentru a genera organigrama:

1. Inventariază toate posturile din companie, alături de responsabilitățile specifice și eventualele relații de dependență dintre acestea. Definește principalele departamente care deservesc activitatea firmei, precum departamentul de vânzări, departamentul de marketing, resurse umane, financiar sau IT, după caz.
2. Stabilește relațiile de raportare din cadrul companiei și identifică numărul nivelurilor de management. Este posibil ca angajații să raporteze unui singur manager, în special în cadrul firmelor mici, sau să existe un manager pentru fiecare activitate specifică, acolo unde echipele de lucru sunt alcătuite din mai mulți salariați.
3. Alege tipul de organigramă, în funcție de dimensiunea firmei, relații de raportare și structura organizațională. Organigrama unei firme mici poate fi structurată pe orizontală, dacă există un singur nivel de management și angajații lucrează, în general, independent. Pe de altă parte, pentru companiile cu o structură ierarhică clar definită, mai multe niveluri de management și echipe numeroase, organigrama verticală poate fi potrivită.
4. Generează organigrama pe baza unui șablon sau cu ajutorul unui soft specializat. Pentru a fi cât mai eficientă, organigrama trebuie să cuprindă atât funcția pe care angajatul o îndeplinește în cadrul organizației, cât și numele persoanei care ocupă respectivul rol.
5. Actualizează organigrama ori de câte ori intervine o schimbare la nivelul echipei de management sau execuție, se înființează sau se desființează un post.

👉 Dacă îți dorești să îmbunătățești performanța angajaților tăi, recompensându-i cu beneficii care să le susțină starea de bine, consultă Edenred Benefit, soluția 100% digitală pentru gestionarea și achiziția beneficiilor extrasalariale!

Model de organigramă

Pentru a genera mai ușor o organigramă după un model, vom lua ca exemplu o afacere mică, dar care se dezvoltă și care necesită generarea unei organigrame. În cadrul acestei afaceri activează un proprietar cu rolul de manager, care va ocupa cea mai înaltă poziție ierarhică, 3 persoane cu funcție de execuție, dintre care un team leader, dar și două persoane responsabile de promovarea businessului - una dintre acestea cu rol de specialist marketing și cealaltă direct responsabilă de vânzări. În viitor, afacerea își propune să se extindă prin angajarea altor două persoane responsabile de vânzări.

În acest caz, potrivit ar fi un model de organigramă pentru firmă, în care managerul general ocupă prima poziție, urmat de team leader, care se subordonează în mod direct managerului general.

Pe aceeași scară ierarhică cu acesta se află rolul de specialist marketing și cel de responsabil vânzări. Un nivel ierarhic inferior este ocupat de funcțiile de execuție, respectiv cei doi angajați care se subordonează team leaderului. În momentul în care afacerea se va extinde, cele două persoane angajate pe postul de vânzări se vor subordona persoanei responsabile de vânzări de pe cel de-al doilea nivel ierarhic.

În funcție de numărul de angajați și de nivelurile ierarhice, modelul de organigramă SRL poate fi adaptat sau schimbat în consecință. Deși alcătuirea organigramei unei firme după un model dat este mult mai ușoară, aceasta trebuie să țină întotdeauna cont de specificul organizației și activităților desfășurate.

👉 Dacă ești în căutarea unor soluții practice la provocările tale de zi cu zi, intră în BIZTRO Club, o platformă dedicată tuturor celor care dețin un business mic sau sunt manageri într-un IMM. Aceasta oferă recomandările specialiștilor în domenii precum financiar, legal și resurse umane, marketing și comunicare, design thinking și dezvoltare personală, la care toți antreprenorii și-ar fi dorit să aibă acces când au pornit o afacere.

Organigrama are o importanță de necontestat în gestionarea resurselor umane, a activităților și fluxului de lucru din interiorul unei companii. Aceasta ar trebui să clarifice felul în care organizația este structurată, oferind o imagine de ansamblu asupra tuturor funcțiilor, responsabilităților și relațiilor de subordonare din companie. Afacerile devin mai eficiente, mai productive și mai bine organizate prin definirea unei structuri clare a resursei umane. Nu în ultimul rând, într-o companie modernă, organigrama nu este doar un instrument administrativ, ci și unul strategic, esențial pentru buna funcționare și dezvoltare a firmei.