Diurna în 2023: plafon, reglementări contabile, aspecte esențiale

Conform reglementărilor legislative, angajatorii care solicită angajaților să se deplaseze în interes de serviciu trebuie să ofere acestora compensații pentru cheltuielile legate de transport și cazare. Totodată, se asigură plata unei indemnizații care să acopere cheltuielile suplimentare survenite în cadrul deplasărilor în interes de serviciu. Această indemnizație poartă denumirea de diurnă și se acordă tuturor angajaților delegați să-și desfășoare activitatea într-un alt loc decât zona de reședință a angajatorului. 

Află ce înseamnă diurna, în ce condiții se poate acorda aceasta, care sunt reglementările legislative și care sunt modalitățile de calcul referitoare la această indemnizație de delegare.

Diurna - aspecte esențiale

Codul Muncii prevede că orice salariat delegat în interes de serviciu are dreptul la plata unei indemnizații de delegare. Aceasta se acordă atât pentru deplasările pe teritoriul țării, cât și pentru deplasările în străinătate.

Important de reținut este că delegarea poate fi dispusă pentru o perioadă de maximum 60 de zile calendaristice pe parcursul unui an. Conform Codului Muncii, aceasta se poate prelungi pentru perioade succesive de cel mult 60 de zile calendaristice, doar cu acordul salariatului.

Când se poate acorda diurna?

Diurna se poate acorda oricărui salariat delegat care efectuează o deplasare în interes de serviciu, la o distanță mai mare de 5 kilometri față de locul de muncă permanent al acestuia. În cazul în care deplasarea nu depășește 12 ore, valoarea diurnei este de 50%.

Indemnizația pentru deplasare se acordă inclusiv în zilele de weekend, având ca punct de referință toate zilele calendaristice pe care angajatul le-a petrecut în delegație, indiferent dacă aceasta a avut loc în interiorul țării sau în străinătate.

Totodată, pentru zilele în care angajatul delegat beneficiază de diurnă, acesta nu mai are dreptul de a primi tichetele de masă aferente zilelor lucrate.

👉 Dacă vrei să oferi angajaților beneficii extrasalariale care să-i motiveze, cardul de tichete de masă Edenred poate fi soluția potrivită. Aceștia pot beneficia de plăți rapide și flexibile într-o rețea largă de comercianți, fără plata taxelor sociale și deductibilitate de la plata impozitului pe profit pentru angajator.

Cine poate să beneficieze de diurnă legală?

Orice angajat care este delegat să își exercite atribuțiile profesionale la o distanță mai mare de 5 kilometri față de locul său permanent de muncă poate să beneficieze de diurnă.

Persoanele care îndeplinesc funcția de administrator pot beneficia de diurnă încadrată în plafonul neimpozabil doar dacă își desfășoară activitatea în baza unui contract de administrare remunerat, după cum precizează Codul Fiscal.

Documente necesare pentru acordarea diurnei

Diurna legală se acordă în baza completării unui ordin de deplasare și a deciziei de delegare. După caz, compania mai poate solicita angajaților în vederea documentării delegării:

• Factura emisă de unitatea de cazare la care au stat angajații;
• Documente justificative privind transportul (permis de îmbarcare, în cazul deplasărilor cu avionul);
• Alte documente justificative.

În general, diurna se acordă înainte de efectuarea deplasării, iar angajatul nu are obligația de a justifica modul în care a cheltuit respectiva indemnizație. Diurna zilnică este prevăzută pentru acoperirea cheltuielilor de hrană, a transportului în interiorul localității în care se efectuează deplasarea și a altor cheltuieli uzuale.

Direcții legislative - care sunt plafoanele stabilite pentru acordarea diurnei

Modalitatea de calcul a diurnei are în vedere data și ora plecării salariatului din localitatea în care acesta își desfășoară munca, respectiv data și ora de sosire. Dacă valoarea diurnei zilnice se încadrează în plafonul reglementat legal, indemnizația este deductibilă și neimpozabilă.

Diurna este impozabilă doar în situația în care cuantumul acesteia depășește plafonul impus de lege. Astfel, suma care depășește plafonul stabilit se consideră venit asimilat salariilor, pentru care se datorează plata impozitului pe venit, respectiv a contribuțiilor sociale.

👉 Află cum se calculează impozitul pe profit în 2023 și cum este acesta reglementat legal.

Modalitate de calcul pentru diurna de deplasare

Angajatorii privați pot acorda indemnizații de deplasare în cuantumul dorit, reglementat intern prin regulament, contract colectiv de muncă sau contract individual de muncă.

Totuși, pentru a beneficia de deductibilitate și pentru a nu plăti impozit, companiile trebuie să se încadreze într-un plafon stabilit prin lege. Prin urmare, indemnizația pe care un angajator o poate acorda salariaților trebuie să fie de cel mult 2,5 ori mai mare decat cuantumul indemnizaţiei de delegare stabilit pentru personalul instituțiilor publice.

Potrivit Ordinului 1235/2023 pentru actualizarea cuantumului indemnizației de delegare și detașare, indemnizația actuală pentru personalul public este de 23 de lei. Cu alte cuvinte, pentru a beneficia de scutirea de la plata taxelor, un angajator poate acorda salariaților o diurnă de maximum 57,5 lei (23*2,5=57,5 RON) pentru fiecare zi de delegare pe teritoriul țării. Partea de indemnizație care depășește acest cuantum, pentru delegările interne, va fi supusă impozitării.

În ceea ce privește delegările în străinătate, modalitatea de calcul rămâne aceeași. Sumele plătite de angajator nu trebuie să depășească de 2,5 ori mai mult decât cuantumul reglementat prin lege pentru diurna de deplasare a personalului român trimis în străinătate.

HG nr. 518/1995 privind drepturile și obligațiile personalului român trimis în străinătate reglementează cuantumul indemnizației de delegare în funcție de țara de destinație. Astfel, diurna externă se impozitează numai în situația în care aceasta este de peste 2,5 ori mai mare decât sumele stabilite de lege.

Suplimentar acestei limitări, legislația reglementează o altă plafonare, care prevede ca suma aferentă indemnizației de delegare să nu depășească trei salarii de bază corespunzătoare poziției ocupate.

Prin urmare, pentru a fi neimpozabilă și pentru a nu genera plata contribuțiilor sociale, diurna trebuie să se încadreze în următoarele plafoane:

• să nu depășească mai mult de 2,5 ori suma reglementată legal privind indemnizația acordată personalului autorităților și instituțiilor publice;
• să se încadreze în limita a trei salarii de bază aferente postului ocupat.

Care sunt costurile pentru angajator?

Conform modalității de calcul prezentate, diurna care nu se încadrează în plafonul reglementat legal generează costuri suplimentare. Suma acordată suplimentar față de plafon va fi considerată venit asimilat salariilor, pentru care angajatorul datorează impozit pe venit și contribuții sociale (CAS, CASS și contribuția asiguratorie pentru muncă).

👉 Dacă vrei să afli care este cuantumul contribuțiilor salariale datorate statului, consultă acest Ghid contribuții salarii: ce este CAS, CASS și ce alte taxe plătești din salariu.

Diurnă internă vs diurnă externă - în ce cuantum se acordă?

Pentru a reprezenta o cheltuială deductibilă, diurna internă se poate acorda în cuantum de maximum 57,5 lei, conform modalității de calcul descrise anterior.

Dacă diurna în România are o valoare fixă, pentru calculul diurnei externe situația variază în funcție de țara de destinație. Aceasta are ca punct de referință anexa Hotărârii nr. 518/1995, care specifică suma indemnizației pentru fiecare țară în parte.

Spre exemplu, cuantumul diurnei în Germania este de 35 de euro, similar cu cel din Austria, Belgia, Danemarca sau Franța. Diurna pentru Bulgaria este de 32 de euro, la fel ca cea acordată pentru deplasările în Macedonia sau Croația. Pe de altă parte, diurna pentru Turcia se acordă în cuantum de 38 de dolari.

Aceste valori stabilite prin lege pentru indemnizațiile de deplasare în străinătate pot crește cu până la cel mult 2,5 ori pentru angajatorii privați, pentru a se menține în plafonul neimpozabil.

Pentru a afla cum se calculează diurna, se poate selecta drept referință cuantumul stabilit prin lege pentru Germania. În această situație, angajatorul poate acorda suma maximă de 87,5 euro pentru fiecare zi de delegare unui angajat care își desfășoară temporar activitatea în Germania, după exemplul de calcul pe zile pentru diurnă: 35*2,5=87,5. Dacă angajatul este delegat pe o perioadă de 3 zile, angajatorul îi poate acorda o indemnizație maximă neimpozabilă de 262,5 euro.

Situația de impozitare a diurnei intervine numai în cazul în care, utilizând această metodă de calcul, angajatorul nu se încadrează în acest plafon.

În plus, pentru a ușura procesul de acordare a diurnei, angajatorii pot accesa diferite resurse online, precum calculatoare pentru diurnă sau pot consulta legislația în vigoare, care oferă informații detaliate referitoare la cuantumul indemnizației pentru fiecare țară de destinație.

Diurna pentru șoferi - în ce condiții se acordă

Conducătorii auto care nu se află în situația de detașare transnațională au dreptul la primirea unor prestații suplimentare acordate în baza clauzei de mobilitate. Aceste prestații suplimentare acordare salariatului mobil sunt reglementate legislativ alături de indemnizația de delegare, fapt care denotă aplicarea acelorași reguli și metode de calcul.

Prin urmare, diurna pentru șoferi sau prestațiile acordate angajatului mobil nu trebuie să depășească mai mult de 2,5 ori plafonul legal stabilit pentru indemnizația de delegare a personalului încadrat în funcții publice și să nu însumeze mai mult de trei salarii de bază aferente locului de muncă ocupat.

După cum este specificat în Codul Muncii, diurna se reglementează prin intermediul contractului colectiv de muncă aplicabil, cu respectarea prevederilor legale în vigoare. Important de reținut este că diurna se acordă pentru numărul de zile calendaristice aferente delegării și nu este supusă plății impozitului și a contribuțiilor sociale dacă se încadrează în plafoanele stabilite de lege.

Sursă foto: Shutterstock, Shutterstock