Sfaturi utile pentru organizarea eficientă a procesului de onboarding

Un proces de onboarding eficient influențează satisfacția în muncă, productivitatea și retenția talentelor în organizație. Acesta poate defini felul în care angajatul se va simți, va lucra și se va dezvolta în interiorul companiei.

Pentru a organiza un proces de onboarding eficient, este esențial să înțelegi de ce este important, dar și care sunt așteptările angajaților cu privire la etapa de tranziție în noul rol. Mai jos, am pregătit un ghid de bune practici cu elementele de care să ții cont pentru un proces de onboarding eficient.

În ce constă procesul de onboarding

Procesul de onboarding reprezintă seria de acțiuni prin care se asigură integrarea noului angajat într-o companie. În esență, acest proces are rolul de a-i ajuta pe noii salariați să devină eficienți și să se acomodeze cu rolul pe care îl ocupă.

Într-un proces complet de onboarding, angajatorul trebuie să pună la dispoziția angajatului toate resursele și informațiile necesare pentru a-i facilita integrarea și a-și îndeplini responsabilitățile în mod eficient.

Onboardingul include familiarizarea cu responsabilitățile și sarcinile specifice postului, prezentarea generală a istoriei, valorilor, misiunii și culturii organizației și interacțiunea cu ceilalți colegi din companie. În plus, un proces de onboarding eficient trebuie să se întindă pe o perioadă mai lungă de timp, incluzând feedback permanent și sesiuni de evaluare periodică pe măsură ce noul angajat își asumă responsabilitățile rolului.

De ce este important să ai un proces de onboarding eficient în compania ta

Studiile arată că o experiență nesatisfăcătoare de onboarding îi motivează pe 65% dintre noii angajați să renunțe la locul de muncă în primul an de activitate, conform unui sondaj realizat de hiBob în anul 2020.

Prin urmare, un proces de onboarding eficient este, în primă instanță, un instrument de fidelizare a angajaților, având rolul de a-i motiva să acumuleze noi cunoștințe, să se dezvolte și să perceapă compania drept un spațiu propice pentru evoluție.

👉 Fidelizează-ți echipa și susține dezvoltarea angajaților tăi cu ajutorul cardului cultural Edenred. Acesta poate fi folosit pentru achitarea contravalorii cursurilor de limbi străine, biletelor la concerte sau festivaluri, a cărților sau a altor activități recreative.

Un proces de onboarding bine gestionat minimizează perioada în care angajații noi pot să atingă nivelul optim de productivitate. Lipsa unei integrări eficiente poate duce la întârzieri în livrarea sarcinilor, neînțelegerea corespunzătoare a cerințelor postului și, în general, la o performanță sub așteptări.

Totodată, pentru a atinge rezultatele scontate, este esențial ca planul de onboarding să se axeze nu doar pe completarea documentației și pe îndeplinirea formalităților de rigoare, ci și pe activitățile organizate în beneficiul noilor angajați, creând pentru aceștia experiența unei integrări facile, lipsită de stres.

Procesul de onboarding - exemple de bune practici

Conform unui sondaj Businesswire, mai mult de jumătate dintre companii afirmă că nu măsoară eficacitatea programelor de onboarding. Totuși, pentru a garanta reușita unei astfel de inițiative, procesul de onboarding trebuie atent planificat și monitorizat.

În momentul în care iei în considerare planificarea unui proces de onboarding eficient, iată care sunt aspectele de care trebuie să ții cont.

1. Planifică procesul de onboarding în detaliu

Un proces de onboarding reușit necesită o planificare riguroasă și o aliniere eficientă cu toate procesele conexe din organizație. Astfel, strategia de onboarding trebuie adusă la cunoștința tuturor celor care vor participa la inițierea noilor salariați, fie că este vorba despre superiorul ierarhic direct, managerii departamentelor sau colegii de echipă.

👉 Descoperă care sunt avantajele muncii in echipa și cum îi poți încuraja pe angajați să colaboreze pentru a îndeplini obiectivele organizaționale eficient.

Pentru a putea monitoriza impactul procesului de onboarding pe termen lung, este recomandat ca integrarea noilor angajați să se realizeze într-un cadrul structurat, urmând o direcție clară.

În planificare poți include strategia etapizată de onboarding, ținând cont de pașii esențiali pe care trebuie să-i urmezi pentru a asigura o integrare reușită a noului angajat:

• Întocmirea documentației obligatorii pentru noul angajat;
• Sesiuni introductive de prezentare a organizației și turul sediului companiei;
• Sesiuni de cunoaștere a membrilor organizației;
• Instruirea necesară pentru o adaptare ușoară la cerințele postului;
• Acțiuni pe termen lung, precum evaluări periodice și feedback regulat.

O planificare detaliată poate cuprinde intervalul de timp alocat fiecărei etape din procesul de onboarding, dar și persoanele responsabile pentru fiecare dintre acțiuni.

2. Informează noul angajat cu privire la procesul de onboarding și etapele acestuia

Pentru un angajat care a început de curând colaborarea cu o anumită organizație, viziunea de ansamblu în ceea ce privește etapa de integrare este de mare ajutor. În acest fel, salariatul va ști care sunt așteptările companiei și care este ritmul corect în care trebuie să evolueze, fără a pune presiuni inutile pe propria persoană.

Asigură-te că salariatul este informat despre felul în care vor decurge primele zile după angajare, chiar dinainte de a începe munca. Este important ca acesta să știe cu ce persoane se va întâlni și care este rolul lor în organizație.

3. Alocă un mentor care să stea aproape de angajat pe parcursul procesului de onboarding

Indiferent dacă are experiență în muncă sau se află la primul său job, angajatul va întâlni situații neprevăzute, care l-ar putea pune în dificultate. Pentru a-i ușura integrarea, poți aloca un angajat cu experiență, aflat pe o poziție similară, care este pregătit să-l îndrume și să-i ofere sfaturi valoroase despre procesele de lucru și despre viața din organizație.

Cel care își asumă rolul de mentor ar trebui să aibă disponibilitate de a răspunde la orice fel de întrebare și de a-l ghida pe noul angajat, astfel încât acesta să se acomodeze mai rapid cu sarcinile, responsabilitățile, echipa și stilul de lucru din companie.

4. Păstrează contactul permanent cu angajatul: discuții punctuale, feedback și evaluări periodice

Procesul de onboarding nu se încheie în momentul în care sesiunile de training introductive s-au finalizat. Angajatul are nevoie de timp pentru a se familiariza cu procesele de lucru și cu responsabilitățile care îi revin, iar rolul managerului este de a-l asista pe toată durata acomodării.

În primele săptămâni de muncă, este recomandat să oferi feedback zilnic sau odată la câteva zile, după fiecare task pe care angajatul l-a finalizat. Acesta îl va ajuta să-și evalueze corect munca și să-și corecteze eventualele greșeli.

De asemenea, chiar dacă politica organizației prevede sesiuni de evaluare la 6 luni sau la un an, pentru un angajat aflat în perioada de onboarding evaluarea ar trebui să se petreacă lunar. În acest fel, vei putea seta obiective clare și vei putea verifica măsura în care au fost îndeplinite, clarificând neînțelegerile și adresând eventualele probleme.

În plus, pentru a crea un mediu sigur, încurajează angajatul să abordeze orice neclaritate prin discuții punctuale și arată-ți disponibilitatea de a-i rezolva problema. O cultură organizațională sănătoasă încurajează colaborarea onestă și transparentă, bazată de ajutor reciproc și încredere.

Care sunt așteptările angajaților pentru un proces de onboarding eficient

Un studiu Bamboo HR publicat la începutul acestui an relevă că 89% dintre angajații care au beneficiat de un proces de onboarding eficient sunt mai implicați în munca lor, iar 91% dintre salariații care au primit un training adecvat referitor la cultura organizațională se simt mai conectați cu locul de muncă.

Prin urmare, pentru o adaptare mai ușoară, angajații noi își doresc să beneficieze de un proces de onboarding eficient, care să cuprindă inclusiv aspecte referitoare la cultura organizației din care vor face parte.

Același studiu menționează că onboardingul tratat cu rigurozitate îi ajută pe 85% dintre angajați să înțeleagă și să folosească pe deplin beneficiile pe care compania le oferă. Accesul la beneficii extrasalariale și informarea detaliată cu privire la folosirea acestor beneficii se arată a fi extrem de importantă pentru personalul nou angajat.

👉 Dacă îți dorești să motivezi angajații și să le crești productivitatea, consultă platforma Benefit, care oferă salariaților acces securizat la o gamă variată de beneficii flexibile, oferte și reduceri, în limita bugetului oferit de angajator.

Angajații implicați într-un proces de onboarding își doresc să beneficieze de traininguri specifice pentru sarcinile pe care le vor avea de îndeplinit și, în același timp, apreciază prezența unui mentor care să-i ghideze pe parcursul perioadei de acomodare.

Integrarea într-un nou rol poate reprezenta o provocare pentru angajați, care trebuie să se familiarizeze cu procesele și modalitățile distincte de lucru, echipa și stilul de leadership, sarcinile specifice și cultura organizației. Un proces de onboarding eficient are rolul de a ușura această integrare și de a-i crea noului angajat un mediu sigur de dezvoltare. Beneficiile acestei integrări se vor resimți atât în parcursul angajatului, cât și în evoluția companiei pe termen lung.

Sursă foto: Shutterstock, Shutterstock