Inspecțiile fiscale – analiza de risc, tipuri de controale și reguli de bună practică

Inspecțiile fiscale constituie una dintre cele mai intruzive și solicitante intervenții ale autorităților fiscale, generând un disconfort administrativ semnificativ pentru contribuabili. Controalele fiscale generează o presiune considerabilă asupra funcțiilor financiare și de conformare fiscală ale contribuabililor, care sunt nevoite să mobilizeze rapid resurse pentru a furniza volume consistente de documente, justificări și explicații. Deși scopul inspecției este verificarea corectitudinii obligațiilor fiscale declarate/plătite, selecția contribuabililor nu are un caracter arbitrar. ANAF utilizează un sistem automatizat de analiză de risc fiscal, reglementat de Codul de procedură fiscală, prin care sunt identificați contribuabilii cu un potențial ridicat de neconformare.

Contribuabilii pot fi încadrați în trei clase mari de risc: mic, mediu și mare, în funcție de următoarele criterii de risc:

1. Criteriul privind înregistrarea fiscală - se referă la riscul ca o companie să nu fie înregistrată corect în scopuri fiscale, de exemplu: neînregistrarea în scop de TVA desi societatea era obligată potrivit legii, încadrarea incorectă ca plătitor de impozit micro/impozit pe profit, riscuri associate acționarilor/administratorilor implicați anterior în companii cu probleme fiscale

2. Criteriul privind depunerea declarațiilor fiscale - Vizează conformarea formală, precum: Nedepunerea sau întârzierea declarațiilor, Declarații completate greșit, Probleme recurente legate de persoanele responsabile de depunerea acestora

3. Criteriul privind nivelul de declarare - Aici se evaluează coerența și corectitudinea raportărilor fiscale: Incoerențe între diferite formulare fiscal, Divergențe între datele declarate de contribuabil și cele raportate de terți (ex. clienți, bănci, furnizori), Scăderea semnificativă a profitabilității, fără explicații economice clare

4. Criteriul privind realizarea obligațiilor de plată - Se analizează comportamentul de plată al contribuabilului: Întârzieri repetate la plată, Restanțe mari sau permanente, Insolvabilitate.

În ceea ce privește tipurile de inspecții fiscale, acestea diferă în funcție de scopul urmărit de către autoritățile fiscale, precum și prin particularitățile acestora. Declanșarea inspecției are loc în baza unei analize de risc, fără posibilitate de a contesta selecția.

1. Inspecția fiscală – cea mai amplă și complexă formă de control care poate fi generală sau parțială (pentru anumite obligații fiscale). Aceasta este notificată prin emiterea avizului de inspecție – transmis cu 30 zile înainte pentru mari contribuabili sau 15 zile pentru contribuabili mijlocii și mici. Aceasta poate dura 180 de zile pentru mari contribuabili, 90 de zile pentru cei mijlocii și 45 zile pentru ceilalți. Aceste termene nu includ perioadele de suspendare și pot fi prelungite o singură dată, la cerere justificată, cu maximum 3 luni. Ca urmare a inspecției, se emite draftul de raport de inspecție fiscală, iar contribuabilul are dreptul de a formula un punct de vedere în termen de 5/7 zile lucrătoare în funcție de dimensiunea contribuabilului. Rezultatul inspecției fiscal se materializează în Raportul de Inspecție Fiscală și Decizia de impunere (sau de nemodificare a bazei) – ce pot fi contestate în termen de 45 zile de la comunicare.

2. Controlul inopinat are ca scop verificare faptică/documentară punctuală, fără notificare prealabilă, durata acestuia fiind de maximum 30 zile. Ca urmare a controlului, se emite proces-verbal – nu se emit decizii de impunere, dar se pot aplica:  amenzi contravenționale și/sau dispoziții de măsuri. Contribuabilul are dreptul de a formula un punct de vedere în termen de 5 zile lucrătoare. Procesul-verbal poate constitui probă în cadrul unei viitoare inspecții fiscale.

3. Controlul antifraudă reprezintă principalul instrument utilizat de autorități pentru identificarea și combaterea fraudelor și evaziunii fiscale. Acest tip de control poate fi inițiat cu sau fără o analiză de risc prealabilă și se desfășoară fără notificare către contribuabil, fiind derulat de Direcția Generală Antifraudă Fiscală. Verificările se finalizează prin întocmirea unui proces-verbal care poate include o estimare a prejudiciului fiscal. Contribuabilul are dreptul de a formula un punct de vedere în termen de 5 zile lucrătoare de la comunicare, iar în cazul în care acesta este bine fundamentat, controlul și/sau procesul-verbal pot fi refăcute. Este important de menționat că procesul-verbal emis în cadrul controlului antifraudă poate constitui mijloc de probă într-o eventuală inspecție fiscală ulterioară.

4. Verificarea documentară este o formă de control fiscal realizată exclusiv „de la birou”, având ca scop analizarea documentelor și informațiilor deja deținute de ANAF – precum declarații fiscale, fișe sintetice sau raportări de la terți. Spre deosebire de inspecția fiscală clasică, această procedură nu presupune emiterea unui aviz de control; contribuabilul este informat direct cu privire la constatări și i se pot solicita documente suplimentare. Termenul standard de răspuns este de 30 de zile, cu posibilitatea de prelungire justificată, iar contribuabilul are dreptul de a formula un punct de vedere în termen de 5 zile lucrătoare de la comunicarea constatărilor. Verificarea se poate finaliza cu emiterea unei decizii de impunere sub rezerva verificării ulterioare și/sau cu o dispoziție de măsuri, ambele putând fi contestate în termen de 45 de zile. În ultimii ani, această formă de control a fost tot mai frecvent utilizată, în special în cazul contribuabililor mici sau pentru clarificări punctuale privind TVA și declarațiile informative.

Reguli de bună practică în gestiunea controalelor fiscale

Indiferent de tipul controlului fiscal, o abordare preventivă și organizată poate face diferența între un control finalizat fără implicații majore și unul soldat cu ajustări sau sancțiuni. Mai jos sunt câteva reguli esențiale de bună practică în gestiunea relației cu autoritățile fiscale:

1. Documentație completă și actualizată - Este recomandabil ca toate documentele justificative – contracte, facturi, registre, rapoarte – sunt păstrate/organizate corespunzător și pot fi furnizate rapid. O revizie fiscală recurentă este cu siguranță utilă pentru a determina vulnerabilitățile și de a le adresa până la momentul unei inspecției fiscale. De asemenea, în cazul în care se solicită o rambursare de TVA care va da naștere unui control fiscal, societatea trebuie să efectueze o analiză a mapării corecte a tranzacțiilor, a documentelor justificative existente și în cazul în care derulează tranzacții cu persoane afiliate, să pregătească dosarul prețurilor de transfer.

2. Depunerea declarațiilor la timp și în mod corect - Erorile sau întârzierile pot ridica semnale de risc în analiza ANAF și pot atrage selecția pentru control. Automatizarea și revizuirea dublă a declarațiilor fiscale sunt recomandate, reconcilieri ale raportărilor fiscale, inclusiv SAF-T.

3. Pregătirea echipei financiare și de taxe ale societății pentru gestionarea controlului – notele explicative furnizate trebuie să fie clare, complete și transmise în termenul solicitat de autorități, termen care trebuie să fie rezonabil. Dacă abordarea autorităților este una agresivă, persoana împuternicită pentru gestiunea inspecției și comunicarea cu autoritățile fiscale trebuie să gestioneze cu calm, fermitate și să implice consultanți fiscali externi.În practică, am întâlnit situații în care inspectorii fiscali au tratat în mod relaxat anumite probleme, însă proiectul de raport de inspecție fiscală a revelat ajustări semnificative. Așadar, indiferent de abordarea autorităților, este foarte important să se solicite informații către organelle de inspecție cu privire la aspectele identificate pentru a putea furniza informații suplimentare ce pot preîntâmpina ajustări fiscale. Abordarea contribuabilului trebuie să rămână fermă și profesionistă.

4. Formularea punctelor de vedere în termenele legale – contribuabilul trebuie să fie atent la aspectele de procedură fiscală care îi pot fi favorabile sau pe care le poate rata, decăzându-l din drepturi. De exemplu, dreptul de a formula un punct de vedere cu privire la rezultatele inspecției fiscale. De cele mai multe ori, punctul de vedere formulat nu schimbă concluziile raportului de inspecție fiscal chiar și în cazuri în care este evident că autoritatea fiscală merge pe o pistă greșită. Cu toate acestea, este important ca societatea să formuleze obiecțiuni care vor fi utilizate în cadrul unei contestații viitoare.

5. Asistență specializată în controalele complexe – controalele complexe, cele initiate de organelle antifraud ar trebui gestionate cu ajutor specializat în domeniul fiscal și chiar și juridic. De aceea, este important ca persoana care gestionează relația cu autoritățile fiscale să aibă experiență pentru a sesiza anumite disfuncționalități care pot apărea pe parcursul inspecției.

Așadar, în lumina celor de mai sus, orice inspecție fiscală, indiferent de amploarea acesteia, generează o povară administrativă și, deși potrivit Codului de Procedură Fiscală, inspecțiile fiscale ar trebui să se deruleze fără periclitarea activității contribuabilului, de regulă, sunt angajate resurse semnificative în gestiunea unui control. Pentru minimizarea efortului și o gestiune facilă, de succes a controalelor fiscale, recomandăm o analiză a riscurilor existente în vederea eliminării/minimizării acestora, precum și pregătirea echipei pentru a face față unui astfel de proces.